目前，公司局域网已经建成，即将应用协同OA系统，以实现企业办公自动化。为了让公司上下更好地了解协同OA系统的相关知识、功能及应用协同OA系统的意义，现作如下说明：
　　一、 什么是OA系统？
　　OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，即办公自动化。OA系统就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
　　二、 什么是协同？
　　协同（Collaboration）：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态。
　　在组织中，每一天、每一个人、每一件事都处于协同工作之中，由此产生大量的协同信息，这些信息占到组织信息总量的80％，管理好它们对于企业来说非常重要。企业运作在走过产品质量创造效益和资源管理创造效益阶段之后，行为创造效益的时代已经到来，在管理运营软件中考虑团队行为的协作协同成为必然。
　　 三、为什么要应用协同OA办公管理系统？
　　（一）应用协同OA办公管理系统的必要性
　　1、企业信息化管理是发展的必然。
　　 传统的办公模式已远远不能满足信息化时代企业发展的需要。传统的办公模式大大束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力手工处理那些繁杂、重复的工作。人们迫切需要革新办公模式来提高企业的办公效率。
　　 2 、企业规范化的管理是发展的需要 。
　　 在传统的管理模式下，混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，这不但给企业带来了沉重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的办公环境。面对日益繁忙的工作，领导不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，许多领导承受着很大的工作压力。因此，企业需要建立一套规范、高效的管理模式，让所有工作有条不紊地进行，节省时间，降低成本，提高管理效率。
　　 3、提高办公效率和质量是企业的追求。
　　 如何提高单位的办公效率已经成为企业一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、印章、文件下发、批复、归档，繁多的会议等经常使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。
　　 4、远程申请、审批是企业无法解决的难题
　　 当前，许多企业在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致企业一些紧急、重要的文件得不到审批，这些情况容易导致事情的延误，会给企业造成不同程度的损失。
　　（二） OA协同办公管理系统的功用
　　1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的平台，例如：公告、规章制度、新闻，技术交流等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。
　　 2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
　　 3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。
　　 4、辅助办公。就是要实现会议管理、车辆管理等辅助性工作的自动化。
　　 5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在，公司业务覆盖的地域越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，它能使相关的人员有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
　　四、 协同OA系统具体功能介绍

协同办公应用体系结构示意图

　　 信息处理
　　(一) 待办事宜
　　(二) 个人日程
　　提供工作计划和工作日志管理,全功能的私人和团队日程安排。可设置约会、提醒信息、过期是否自动删除，可以按日、按周查看单位内所有员工的工作安排。信息提醒和日程安排公开范围功能使本系统更高效、更易于管理。
　　提供自身工作日志纪录功能，可进行日常办公的工作摘要纪录，并提供强大的检索功能。
　　(三) 电子考勤
　　 以电子的方式，实现考勤记录，支持考勤地点的IP识别功能。
　　(四) 档案借阅
　　提供对收文、发文、会议、传阅、签报、人事及实物案卷和档案完整的检索及借阅管理方案。
　　 案卷查询、档案查询、申请查询
　　 档案借阅审批过程及状态信息
　　 案卷建立及档案归档信息
　　 严格的权限认证保护案卷及档案的安全
　　(五) 资源预约
　　使你可以更加有效地共享单位的公共资源（如车辆、办公设备、会议室、图书等），你可以查询可预约的资源状况，并可跟踪预约的整个审批过程，每一种资源均可设置不同的访问团队，使资源共享局限于特定的团队。
　　(六) 表单填报
　　根据用户定制的表单与工作流相结合，可以发起流转或提交审批，提供处理状态跟踪查看功能。
　　 可以填报个性应用的管理表单，表单使用权限按部门、角色、人员分设定，表单内容权限细化到每一个项目内容，表单数量、内容不受限制
　　 提供项目、财务、行政、客户、人事、物流，6大常规应用的最佳业务实践数据包，可直接启用，也可编辑后再启用
　　(七) 知识管理
　　提供了对在线文档的智能化管理，文档可以分类存放到预定的文件夹中，并可以为每一个文件夹设定可访问团队，确保文档资料的高度安全。支持团队成员自助式知识分散管理，又提供集中的维护功能，同时支持知识轮廓（公共分类）和知识私有化（个人文件夹）管理。
　　 自动继承上级文件夹权限
　　 共享范围可设置为团队及特定人员相结合
　　 全文智能检索功能
　　 支持知识的多关键词管理，多维管理知识内容
　　协同合作
　　(一) 公文处理
　　提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报从起草或登记直至最终的自动归档这一过程的相应动作处理、流向跟踪、公文催办及管理，并与工作流完美结合，提供极为灵活的控制方式。
　　 公文起草或登记支持附件和HTML方式录入
　　 内嵌完善的登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报的各步骤过程管理。
　　 提供公文催办、过期未处理提醒、转交其它部门处理、处理完成后送公告板等功能
　　 对于公文处理实现全过程记录、痕迹保留，可自动归入档案管理
　　 公文处理过程中可查看执行情况及当前状态，提供强大的检索功能
　　 公文流转过程可设置自由（手动）和自动（工作流）方式，也可以是自由和自动相结合的方式，公文可暂停、继续向后流转
　　 支持普通应用与集成WEB OFFICE的高级应用并存，集成手写、印章功能
　　 支持决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、纪要等不同类型公文模版的自由设定与调用
　　 提供各类签稿的自由定义与即时查看
　　(二) 会议管理
　　提供会议起草、会议审批、会议安排、会议通知、会议纪要、纪要审批、会议传达、拟归档、会议通知回复等各项处理，处理过程智能化。
　　(三) 表单流程
　　提供灵活、强大的动态表单定制及处理功能，用户根据自己单位的特殊需求，进行一些表单定制工作，并可结合工作流进行定制表单的流转。提供强大的表单定制平台，复杂的个性化管理表单定制，无需软件开发商进行。
　　 内部管理
　　(一) 档案管理
　　提供对单位档案的全套管理方案。
　　 系统权限与档案管理权限相结合的安全体系
　　 案卷的建立及查询
　　 拟归档档案的提醒及自动归档
　　 档案借阅申请的审批及查询
　　 人事档案设定专密级别
　　(二) 资源管理
　　提供对单位的资源进行分类管理，资源管理员可以维护权限范围内的所有资源信息，同时也可以审批其他人的资源预约申请，对于资源管理员自己提出的预约申请，则需要资源备份管理员进行审批
　　 资源信息的维护（增加、修改、删除、查询、统计）
　　 资源预约申请的处理（批准或否决申请、取消审批、出借资源、填写使用记录）
　　 动态跟踪资源分配情况及预约申请的当前状态
　　信息交流
　　(一) 电子邮件
　　(二) 即时消息
　　(三) 信息集成
　　提供信息化建设中信息共享方面的一整套应用解决方案，支持多级团队化的信息权限控制。
　　(四) 工作交流
　　为团队成员远程交流思想提供了一个便捷的平台，用户可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点，加强交流。
　　(五) 意见反馈
　　为团队成员提供一个广开言路的场所，倾听各阶层团队成员的工作建议与意见，有利于掌握团队成员的思想、情绪，为组织单位管理决策提供依据。